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南京市中外合资合作经营企业档案管理暂行办法

颁布单位:江苏省南京市政府 文号:
颁布日期:1995-01-03 失效日期:
效力级别:地方法规及地方人大文件 法规类别:合同纠纷

南京市中外合资合作经营企业档案管理暂行办法

南京市政府

第一条为加强中外合资、合作经营企业(以下简称合资、合作企业)的档案管理工作,充分发挥档案信息的作用,维护企业的合法权益,根据《中华人民共和国档案法》等法律、法规,结合本市实际,制定本办法。

第二条凡在本市行政区域内的中外合资、合作企业(含华侨及香港、澳门、台湾投资者与中方投资者开办的合资、合作企业),均应当遵守本办法。

第三条本办法所称的合资、合作企业档案,是指合资、合作企业在各项活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的,对企业生产、经营、科技管理等具有查考使用价值的各种不同形式和载体的文件材料。

第四条合资、合作企业档案是真实反映本企业生产、经营、管理等活动的历史记录,是国家档案的组成部分。各合资、合作企业必须建立健全档案和档案管理工作。

第五条南京市档案局是全市合资、合作企业档案工作的行政主管部门,依法对合资、合作企业档案管理工作实行监督和指导。区、县档案局负责对其所辖区域内合资、合作企业档案管理工作的监督和指导。

第六条合资、合作企业内部的档案工作实行统一领导、分级管理的原则。企业应当明确一名领导分管档案工作,并确定相应的部门和人员具体负责档案管理工作。需要设置综合档案机构的,由企业自行决定。

合资、合作企业文件材料的形成、积累、整理、归档等档案管理工作,应当列入企业生产、技术、经营等各项管理程序,纳入本企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。

第七条合资、合作企业文件材料的归档范围,应当包括申请立项的意向书、可行性研究报告、合营合同、章程及批准文件,产品生产、经营销售、公共关系、技术管理、设备仪器、计划统计、财务会计、物资供应、外汇管理、劳动工资、安全管理、人事管理、教育培训、科技研究、

工程建、开业结业以及其他方面的各种文件材料。

第八条合资、合作企业在制定企业章程时,应当有档案管理的内容和要求。

合资、合作企业必须建立健全本企业各类文件材料的归档和档案的保管、保密、利用、鉴定、统计等各项管理制度。

第九条合资、合作企业在产品试制、课题研究、基建工程或其他科技活动中形成的文件材料,应当在任务完成后三个月内归档;其他文件材料应当在形成年度的第二年上半年归档。

第十条合资、合作企业引进的技术设备,企业有关业务部门必须会同档案部门对合同中所列的技术文件材料,按其目录逐项进行验收、鉴证,及量整理归档。

第十一条有以机器设备、工业产权、专有技术等作价出资的合资、合作企业,应当要求作价出资方提供与实物相符的文件材料。企业档案部门应当协助有关业务部门,对其文件材料的完整、准确性进行认真鉴证,并登记造册,妥善保存。

第十二条企业归档的文件材料,应当是原件,并做到齐全完整性,能够准确反映本企业生产、经营、管理活动的真实历史过程;企业归档的文件材料,必须分类,按其内容、形成组成保管单位(卷、册、盒),编制案卷、卷内目录和专题目录等检索工具,以便查找利用。

第十三条合资、合作企业应当根据档案的数量,设置存放档案的库房和箱柜;档案库房应当有防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防高温、防污染的设施和措施,确保档案资料的安全。

第十四条合资、合作企业形成的各种档案材料,在合营期为企业所有,任何一方或个人不得占为己有,双方因工作需要均可查阅。

按合同、协议有关规定属于合资、合作各方独自保密的技术,其技术文件材料由各方指定专人保管。

第十五条合资、合作企业会计档案的管理,按《中华人民共和国外商投资企业会计制度》的有关规定执行。

第十六条合资、合作企业合同终止,其档案应当移交原中方合资合作者保存。

第十七条合资、合作企业档案,在合营期间不得擅自销毁。凡失去保存价值、确需销毁的,必须经过鉴定,造具清册,经合资、合作企业董事会审核同意,报当地档案行政管理机关批准。

第十八条合资、合作企业的档案受国家法律保护,任何单位或个人不得私藏和损毁。违反档案管理的法律、法规和规章,致使合资、合作企业档案的完整性、准确性遭受损害的,依法追究当事人的责任。

第十九条本办法由南京市档案局负责解释。

第二十条本办法自发布之日起施行。

1995年1月3日


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